l'Art et l'Ame Asnières

 
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Règlement intérieur de l'association l'Art et l'Âme Asnières

Règlement intérieur

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Règlement intérieur de l’association

l'Art et l'Âme Asnières

 

Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association l'Art et l'Âme Asnières. Il s’applique obligatoirement à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est téléchargeable sur le site internet de l'association (www.artama.net) et disponible au siège de l’association. Une copie doit être remise à chaque adhérent qui en fait la demande (moyennant une participation aux frais de reprographie de 1 euro, plus frais d'expédition le cas échéant).

 

Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.

 

Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association.

 

Article 1 : Entrée en vigueur et modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur entrera en vigueur à compter de la date de création de l’association et s’appliquera jusqu’à ce qu’il soit expressément annulé ou remplacé par une nouvelle version sur décision du Conseil d'administration de l’association.


Article 2 : Champs d’application du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’association sans exclusion.


Article 3 : Procédure d’adhésion

Chaque candidat adhérent doit remplir une demande d’adhésion et l’adresser au Bureau de l’association, accompagnée du règlement représentant le montant de la cotisation valable pour l’exercice en cours.  La demande d’adhésion se fait uniquement au moyen d’un formulaire, papier ou électronique, mis à la disposition des adhérents par l'association.

Toute demande d’adhésion, pour être recevable, doit comporter au minimum les informations suivantes: nom, prénom et adresse du domicile pour les personnes physiques, du siège social pour les personnes morales, et autant que faire se peut une adresse électronique principale. Tout adhérent s’engage à porter à la connaissance de l’association toutes modifications portant sur ces informations minimales.

Pour les mineurs non émancipés, la demande d'adhésion devra obligatoirement être signée d'un parent ou représentant légal.

 

L’acceptation de l’adhésion est donnée par le Bureau. En cas de décision de rejet de la candidature, le cas doit être soumis pour examen au Conseil d'administration lors de la prochaine réunion de celui-ci. La décision est alors prise conformément aux règles de vote énoncées dans les statuts. Le Conseil d'Administration n'a pas à motiver sa décision.

 

En cas de manquement grave à l’esprit de l’association, le Conseil d'administration pourra voter, conformément aux règles énoncées dans les statuts, l’exclusion d’un membre. En cas d’exclusion, le montant des cotisations versées par l'adhérent exclu ne sera pas remboursé.

 

Article 4 : Cotisations

 

Cotisation d'adhésion à l'association

Le montant de l’adhésion à l'association est fixé pour la période du 1er septembre au 31 août. Tous les membres de l'association doivent s'acquitter de cette cotisation, y compris les dirigeants et bénévoles.

Le montant de l'adhésion annuelle est fixé chaque année par le Conseil d'Administration lors de sa réunion précédant le 1er septembre.

Le versement de la cotisation d'adhésion doit être établi par chèque à l'ordre de l'association ou versé en espèces contre reçu et effectué simultanément à la demande d'adhésion.

Toute cotisation d'adhésion versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d’année.

   

Cotisations de participation aux activités de l'association.

 Les montants des cotisations aux activités proposées par l'association sont fixés pour la période du 1er septembre au 31 août.

 En cas d'adhésion d'un même membre à plusieurs activités, une réduction pourra être consentie sur le montant de la cotisation du second atelier et des suivants. Son montant est décidé par le Conseil d'Administration.

 Les montants des cotisations annuelles pour chacune des activités proposées sont fixés chaque année par le Conseil d'Administration lors de sa réunion précédant le 1er septembre.

 Dans le cas de la mise en place d'une nouvelle activité en cours d'année, le montant de la cotisation sera décidé par le Conseil d'Administration lors de sa réunion précédant la date de début de l'activité.

 Selon les activités, une à deux séances d'essai pourront être proposées avant d'exiger du participant son adhésion à l'association et l'acquittement de la cotisation correspondant à l'activité pratiquée. Cette disposition ne s'applique pas aux réseaux mis à disposition des adhérents sur le site internet de l'association.

 

En cas d'adhésion à une activité en cours d'année, le montant de la cotisation correspondante sera recalculé selon les modalités suivantes :

- Adhésion entre le 1er septembre et le 31 décembre inclus : 100% de la cotisation annuelle.

- Adhésion entre le 1er janvier et le 31 mars inclus : 75% de la cotisation annuelle + 5 euros.

- Adhésion entre le 1 avril et le 31 août inclus : 50% de la cotisation annuelle + 5 euros.

Les dispositions relatives à la réduction consentie en cas d'inscription à deux ateliers ou plus sont applicables sur ces montants recalculés.

Pour les activités mises en place entre le 1er janvier et le 31 août, les modalités d'adhésion en cours d'exercice seront définie par le Conseil d'Administration lors de sa réunion précédant la date de début de l'activité.

  

Le versement de la cotisation correspondant à chaque activité pratiquée doit être établi par chèque à l'ordre de l'association ou versé en espèces contre reçu et effectué simultanément à la demande d'inscription à l'activité.

La possibilité d'un règlement en deux versements égaux espacés d'un mois pourra être consentie. Dans ce cas le chèque correspondant au second versement devra être remis à l'inscription, le trésorier s'engageant à le remettre à l'encaissement un mois après l'encaissement du premier chèque.

En cas de difficultés particulières de l'adhérent, la demande d'octroi d'un délai de paiement pourra être examinée par le bureau. L'éventuel refus de cette demande n'aura pas à être motivé.

 

Toute cotisation de participation à une activité versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d’année.

Toutefois, une demande de remboursement pourra être examinée par le Conseil d'Administration dans les deux cas suivants : maladie grave empêchant la poursuite de la pratique de l'activité ou déménagement éloignant l'adhérent du lieu de pratique de l'activité de plus de 30km. Un justificatif pourra être demandé (certificat médical, justificatif nouveau domicile). L'éventuel refus de cette demande n'aura pas à être motivé.

 

 

Article 5 - Protection de la vie privée des adhérents – Fichiers

Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.

Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association; il présente un caractère obligatoire. L’association s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet sauf lorsque l'adhérent exprime son souhait de participer aux réseaux relationnels mis en place par l'Art et l'Ame Asnières. Dans ce cas, il accepte que son adresse email et/ou son téléphone domicile et/ou son téléphone portable soit porté à la connaissance des autres membres du réseau sur la partie privée du site internet www.artama.net (partie privée = zones du site accessibles après identification et réservée aux adhérents de l'association)

Les informations recueillies sont nécessaires pour à l’adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au siège de l’association.

 

 

Article 6 - Conséquences de l’adhésion : Obligations des adhérents

L'adhésion à l’association entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.

 

 

Article 7 – Démission -

Le membre démissionnaire devra adresser par lettre simple sa démission au Président de l'association.

Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.

 

 

Article 8 - Assemblée générale ordinaire

Convocation

Conformément à l'article 9 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du bureau.

Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de l'AG sont autorisés à participer et voter à l’assemblée.

Ils sont convoqués par le secrétaire, par courrier électronique si le membre n'a pas manifesté son opposition à ce mode de communication, ou par courrier simple si le membre ne possède pas d'adresse électronique ou a exprimé son souhait de ne pas être informé par ce moyen sur sa fiche de renseignements.

Un affichage sera également réalisé sur le site internet de l'association www.artama.net

La convocation sera adressée au moins 15 jours avant la date de l'AG Ordinaire.

 

Ordre du jour

Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée.

 

Quorum et vote

Pour que l'assemblée générale puisse valablement se tenir le quorum doit être atteint dès l'ouverture de la réunion. Ce quorum est fixé à 10% de la totalité des membres de l'association à jour de leurs cotisations. A défaut une deuxième Assemblée sera convoquée sous quinzaine avec le même ordre du jour : cette deuxième assemblée pourra statuer sans obligation de quorum.

La liste d'émargement est utilisée pour calculer la présence et vérifier le quorum. Les membres représentés entrent en compte dans le calcul du quorum.

Si, en cours de réunion, un certain nombre de membres se retirent, cela n’affecte pas la validité des délibérations même si le quorum n’est plus atteint.

 

Le vote des résolutions s'effectue à main levée.

En cas d’absence les procurations sont acceptées. Un membre ne peut représenter plus de 3 voix (la sienne + deux procurations).

Les votes par correspondance ne sont pas admis.

 

Décisions

L’assemblée générale élit les administrateurs membres du Conseil d'Administration au scrutin secret à la majorité relative. Elle se prononce notamment sur le rapport annuel des dirigeants, les comptes/le budget de l’association.

 

 

Article 9 - Assemblée générale extraordinaire

Convocation

Les membres de l'association seront convoqués par le secrétaire, par courrier électronique si le membre n'a pas manifesté son opposition à ce mode de communication, ou par courrier simple si le membre ne possède pas d'adresse électronique ou a exprimé son souhait de ne pas être informé par ce moyen sur sa fiche de renseignements.

Un affichage sera également réalisé sur le site internet de l'association www.artama.net

La convocation sera adressée au moins 15 jours avant la date de l'AG Extraordinaire.

 

Décisions

Conformément à l'article 9 des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée si besoin est ou si demandé par plus de la moitié plus 1 des membres inscrits

 

Quorum et vote

Pour que l'assemblée générale extraordinaire puisse valablement se tenir le quorum doit être atteint dès l'ouverture de la réunion. Ce quorum est fixé à 10% de la totalité des membres de l'association à jour de leurs cotisations. A défaut une deuxième Assemblée sera convoquée sous quinzaine avec le même ordre du jour : cette deuxième assemblée pourra statuer sans obligation de quorum.

La liste d'émargement est utilisée pour calculer la présence et vérifier le quorum. Les membres représentés entrent en compte dans le calcul du quorum.

Si, en cours de réunion, un certain nombre de membres se retirent, cela n’affecte pas la validité des délibérations même si le quorum n’est plus atteint.

Le vote se déroule à bulletin secret, à la majorité simple.

En cas d’absence les procurations sont acceptées. Un membre ne peut représenter plus de 3 voix (la sienne + deux procurations).

Les votes par correspondance ne sont pas admis.

 

 

 

Article 10 –Organes dirigeants et attributions

 

Article 10.1 Fonction opérationnelle

 Les membres du bureau assurent la direction opérationnelle de l’association. Ils disposent à cet effet de tout pouvoir pour notamment :

·         organiser la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l’association,

·         sécuriser les conditions d’exercice (notamment en interrompant les activités dès lors que les conditions de sécurité ne seraient pas réunies).

 Les membres du bureau représentent l’association tant à l’égard des pouvoirs publics qu’auprès des partenaires privés.

 Les membres du bureau négocient et concluent tous les engagements de l’association et d’une manière générale, agissent au nom de l’organisme en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions souveraines de l’assemblée générale.

Les membres du Bureau sont tenus de s’entraider afin de répartir autant que faire se peut les dépenses et la charge de travail afférentes à l’administration de l’association.

 

 

Article 10.2 Le conseil d’administration

Désignation – Composition
Il est composé d'au minimum 3 et au maximum 7 Membres élus par l’assemblée générale en son sein. Les candidats doivent déclarer formellement leur volonté.

Le mandat des administrateurs est d’une durée de deux ans. Il est renouvelable.

En cas de vacance de poste, le Conseil d'administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif à la plus prochaine Assemblée Générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque ou devait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

 Attribution

Le conseil d'administration :

·         arrête le budget et les comptes annuels de l'association,

·         définit les orientations principales de l'association,

·         autorise le président à agir en justice,

·         décide de la gestion du patrimoine de l'association.

 

Réunion – décisions - votes
Le conseil d’administration doit se réunir au moins une fois tous les trois mois sur convocation du président ou sur demande d’au moins un tiers des membres du conseil.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des personnes présentes ou représentées, en cas de partage des voix, la voix du président ou de son représentant est prépondérante.
En cas d’absence, les procurations sont acceptées.
Un administrateur ne pourra représenter plus de deux procurations par réunion.
Tout membre n’ayant pas assisté à au moins trois conseils d’administration de façon consécutive sera considéré comme démissionnaire.

 

Article 10.3 - Le bureau

Composition - Désignation
Il est composé de trois Membres dont :

un président,
un trésorier,
un secrétaire.

Les membres du bureau sont élus au sein du conseil d’administration par bulletin secret à la majorité relative.

Les fonctions de président et de trésorier sont interdites aux mineurs. Les candidats doivent déclarer formellement leur volonté.

Fonctions

Les membres du bureau prennent en charge les fonctions opérationnelles de l’association. Ils disposent à cet effet des pleins pouvoirs, notamment pour engager juridiquement l’association et la représenter en justice, dans le respect des dispositions statutaires.

L’association donne tous les moyens aux dirigeants pour mener à bien leurs taches, y compris le recours à la sous-traitance ou la collecte d’avis d’experts. Les membres du bureau disposent des pleins pouvoirs pour conduire les chantiers et activités de l’association et engager à cet effet les différentes ressources de l’association.
Les membres du bureau veillent au bien-être des bénévoles, à la satisfaction des usagers, aux respects des grands équilibres financiers et à la sécurité de toutes les parties prenantes.

 

Répartition des fonctions entre les membres du Bureau

Les tâches se répartissent en principe de la façon suivante :

* Le Président : représente l’association et, outre ses fonctions statutaires, doit se consacrer à la recherche et au maintien des membres dans l’association, à la mise en contact des membres et plus généralement à toutes actions visant à l’objet de l’association.

* Le Secrétaire : assure les formalités relatives à la rédaction des procès-verbaux, à la tenue des registres et à la rédaction des courriers de l'association.

* Le Trésorier : assure toutes les tâches en rapport avec les aspects financiers de l’association et prépare tous justificatifs des dépenses qui pourraient lui être réclamés non seulement en vertu de la loi ou des statuts mais également par tous membres qui en feraient la demande expresse.

Cette répartition des tâches entre les membres du Bureau n’exclut pas une assistance mutuelle des membres entre eux afin de faire face à des surcharges, indisponibilités ou difficultés temporaires.

 

 

Article 10.4 Décisions

Le bureau se réunit aussi souvent que nécessaire et à minima une fois tous les 3 mois.

Les décisions sont prises à l’unanimité des membres du bureau et sur toutes questions, ils rechercheront un consensus, chacun d’entre eux pouvant s’opposer à une décision.

 

 

Article 11 Tenue des registres et fichiers

Les comptes-rendus et procès-verbaux des réunions du Conseil d'administration et des Assemblées Générales ordinaires et extraordinaires sont rédigés, diffusés et archivés par le Secrétaire.

La comptabilité est tenue, diffusée le cas échéant, et archivée par le Trésorier.
L’exercice comptable commence le 1er septembre et se termine le 31 août de l’année suivante.

Le fichier des membres est tenu et archivé par le Secrétaire, diffusé au Conseil d'administration.

 

Article 12 Règles de correspondance de l’association :

Le Président, le Secrétaire et le Trésorier sont autorisés à signer seuls la correspondance administrative de l’association dans la mesure où elle est non seulement conforme aux statuts mais correspond aux tâches définies par le règlement intérieur.

La lecture du courrier privé est seulement réservée aux membres du Conseil d'administration et il doit être transmis au Président qui désigne une personne, membre de l’association, apte à répondre à chaque lettre. La réponse doit être présentée au Président  et consignée dans un registre de gestion du courrier.

L’association, utilisera le plus possible les moyens que les réseaux électroniques, et Internet en particulier, mettent à sa disposition.


Article 13 - Règles générales de diffusion de l'information :

En dehors de l’information interne à l’association accessible à chacun des membres et pouvant faire l’objet d’une procédure de diffusion spécifique, il existe une information courante de la vie de l’association concernant en premier chef le Bureau, tel que notamment la collecte des demandes d’adhésion, pour laquelle les modalités de diffusion suivantes sont retenues :

Toute information concernant l’association recueillie par l’un des membres du Conseil d'administration, doit être communiquée aux autres membres du Conseil d'administration, de préférence dans un bref délai ou au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil d'administration.

Toute information nécessitant une réaction rapide de l’association doit être transmise immédiatement à l’ensemble des membres du Bureau.

 

Article 14 - Locaux

Il est interdit de fumer dans les locaux mis à disposition de l’association. Dans tous les locaux utilisés par l’association, les adhérents doivent se conformer aux règles et usages locaux et veiller à la bonne occupation des lieux.

 

Article 15 - Pratique des activités

Les activités se déroulent sous la responsabilité des bénévoles et des préposés salariés et prestataires de l’association. Ils ont seuls autorité pour animer leur atelier et mettre fin aux activités, s’ils estiment que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Ils peuvent notamment exclure ou interdire l’accès à tout usager ne respectant pas les horaires, tenues vestimentaires, équipement de sécurité ou dont le comportement est contraire aux règles de sécurité en vigueur dans l’association ou ne produisant pas les certificats médicaux d’aptitude à la pratique des activités.

Les activités de l’association se déroulent dans le cadre d’un programme arrêté par le bureau, le CA, le Président ; toute utilisation des locaux/matériel de l’association en dehors des horaires prévus est strictement prohibée.

 

 

Article 16 - Code de Conduite

D’une manière générale le respect de la personne humaine est une valeur à magnifier en toutes circonstances et notamment au sein des débats.
L’entraide dans les tâches quotidiennes au sein de l'association doit prévaloir en toutes circonstances.

 

 

Article 17 - Engagement des adhérents

Les adhérents sont tenus de fournir les certificats médicaux prévus par la loi/respecter les dispositions de sécurité du présent règlement/en toutes circonstances se conformer aux consignes des préposés de l’association, bénévoles, prestataires ou salariés.

À défaut, la responsabilité de l’association est dégagée et ils peuvent être exclus sans préavis des activités de l’association. Par ailleurs, l’association se réserve le droit d’engager les sanctions prévues à l’article 18.

 

 

Article 18 – Sanctions disciplinaires

18.1 Avertissement

Lorsque les circonstances l’exigent, l’association peut délivrer un avertissement à l’encontre d’un adhérent qui  ne respecte pas les règles établies ou présente des attitudes portant préjudice à l'association, commet des fautes intentionnelles ou refuse de payer la cotisation annuelle.

Celui-ci doit être prononcé par le conseil d’administration à une majorité de 50% des présents seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'avertissement est engagée, celui-ci pouvant se faire assister par un membre de l'association de son choix.

Si l’avertissement est prononcé, une procédure d'appel est autorisée auprès de l'assemblée générale par lettre recommandée et ce dans un délai de 8 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l’avertissement.

 

 

18.2 Exclusion

Selon la procédure définie à l'article 7 des statuts de l'association l'Art et l'Âme Asnières, seuls les cas de non-respect des règles établies, attitude portant préjudice à l'association, fautes intentionnelles ou refus du paiement de la cotisation annuelle peuvent déclencher une procédure d'exclusion.

Celle-ci doit être prononcée par le conseil d’administration à une majorité de 50% des présents, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée. La personne contre laquelle une procédure d'exclusion est engagée peut se faire assister par un membre de l'association de son choix.

Si l'exclusion est prononcée, une procédure d'appel est autorisée auprès de l'assemblée générale par lettre recommandée et ce dans un délai de 8 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l'exclusion.

 

 

Article 19 - modalités d'engagement des dépenses

Les membres du bureau peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède 500 euros un document écrit devra attester l’opération. Il sera visé par le Président et par le Trésorier.

 

Article 20 - Instruments de paiement et signature.

Le Président et le Trésorier sont seuls habilités à signer les chèques tirés sur le compte de l'association et à effectuer toute opération bancaire sur les comptes et livrets de l'association.

  

Article 21 - modalités de remboursements des frais

Il n’est pas prévu de remboursement des frais entraînés par la participation aux réunions diverses exigées par la vie courante de l’association. Chaque membre assume seul les dépenses qu’il engage pour lui-même.

Les dépenses engagées par les membres du Bureau pour le fonctionnement administratif de l’association, courriers, photocopies, télécommunications sont remboursés par l’association.

Les frais justifiés par l'activité réelle du bénévole, dûment missionné par l'association sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.

Les remboursements des produits et services payés pour le compte de l'association par le bénévole ne subissent pas d'autres limitations que celles qui s'imposent à l'association si elle les avait payés directement.

Tous les frais doivent faire l'objet d'un enregistrement permettant d'identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés

 

 

Article 22 - Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’association l'Art et l'Âme Asnières est établi conformément à l'article 10 des statuts.

Il peut être modifié par le conseil d'administration sur proposition motivée d'un membre de l'association.

La proposition de modification sera examinée lors de la première réunion du conseil d'administration suivant la date de demande de modification et soumise au vote selon les modalités définies à l'article 10.2

 

 

 

A Asnières-lès-Dijon, le 1er septembre 2008